25.5.2018 voimaan astuva EU tietosuoja-asetusta (GDPR) koskee käytännössä jokaista EU-alueella toimivaa yritystä. Asetuksessa määritellään henkilörekisterin pitäjille ja tietojen käsittelijälle velvoitteita ja toisaalta rekisteröidylle tiettyjä oikeuksia.
Tietojen käsittelyn luottamuksellisuus on ollut meille itsestään selvää jo ennen uutta, nyt voimaan astuvaa yleistä tietosuoja-asetusta. Asiakkaan tietojen suojaaminen ja täydellinen luottamus ovat ehdoton edellytys toiminnassamme.
TIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Sovellusmestarit Oy käsittelee asiakastietoja oikeutetun edun perusteella. Tallennamme henkilötietoja, jotta voimme täyttää velvollisuutemme toimittaen ja hankkien tuotteita tai palveluja. Tallentamalla henkilötietoja voimme laskutusohjelmamme kautta lähettää laskut oikeille vastaanottajille. Samoja tietoja hyödynnämme myös tarjousten, lähetteiden, sopimusten yms. dokumenttien laadintaan. Henkilörekisterin tietojen avulla pystymme lisäksi kommunikoimaan sekä lähettämään tiedotteita tärkeimmistä muutoksista yhteistyökumppaneillemme.
KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Henkilörekisteriin kerätään vain asiakkuus-suhteeseen liittyviä tietoja. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi:
Yrityksen edustajan yhteystiedot:
puhelinnumerot
osoitteet (postiosoite, laskutusoisoitte, email-osoite)
Yrityksen edustajan tunnistetiedot:
nimi, tehtävä, edustettu yritys
MARKKINOINTI-, MYYNTI- JA KEHITYSTOIMET
Henkilötietoja käsitellään myös markkinointi-, myynti- ja kehitystoimien yhteydessä. Tällä tavalla voimme kehittää palvelujamme entistäkin asiakasmyönteiseen suuntaan. Pystymme paremmin myös näin optimoimaan asiakkaalle tarjottavia palveluita.
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Meillä on käytössämme asianmukaiset tekniset, organisaation sisäiset turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, tietojen luovuttamisen, muutosten tai tuhoamisen varalta.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on asetuksen mukaan oikeus vastustaa oikeutetun edun perusteella tehtävää tietojen käsittelyä. Toimintaamme välttämättömien yhteystietojen poistaminen rekisteristämme saattaa aiheuttaa kuitenkin tilanteen, jossa emme pysty toimittamaan palveluita tai tuotteita sovitulla tavalla. Rekisteröidyn yksityisyyteen liittyvät oikeutenne:
oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihinne
oikeus tutustua hallussamme oleviin tietoihinne
oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin
oikeus pyytää tietojen poistamista
oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Yhteistyöterveisin,
Mikko Rantanen
Sovellusmestarit Oy